Organiser une formation incompany : ça marche comment ?

Si vous souhaitez demander une formation incompany, votre entreprise doit alors appartenir à la CP 200, au moins 6 employés de la CP 200 doivent participer à la formation et la liste des participants doit être connue au moment de la demande.

La formation incompany peut être planifiée au plus tôt 6 semaines et au plus tard 4 mois après la date de demande.

Attention : les participants non affiliés à la CP200 ne peuvent pas participer à nos formations (p. ex. : intérimaires, travailleurs indépendants, etc.).

Dans certaines circonstances, nous facturons des frais d'annulation pour couvrir nos coûts de gestion et de planification.

Comment éviter ces frais ?

• Inscrivez tous les participants au moins deux semaines avant le début de la formation. Moins de 6 participants sont-ils inscrits à ce moment-là ? Dans ce cas, nous annulerons la formation et un montant de 500 euros vous sera facturée.
• Vous souhaitez annuler votre demande incompany ? Faites-le avant que la date ne soit fixée. Si vous annulez une formation incompany planifiée, nous vous facturerons un montant de 500 €.
• Veillez à ce que le nombre minimum de participants soit présent. S'il s'avère, après la formation, que ce n'était pas le cas, nous facturerons un forfait de 250 € par participant manquant.

Les formations incompany peuvent se dérouler en présentiel ou en ligne. Pour savoir ce qui est possible, consultez la page d'information de la formation et vérifiez quelle est la méthode d'apprentissage prévue.

• Nous organisons uniquement les formations telles qu'elles existent dans notre offre standard, c’est-à-dire avec les mêmes objectifs, le même contenu, et les mêmes modalités. Par exemple, une formation en présentiel se fait uniquement en présentiel (et vice versa).
• Les formations incompany en ligne se déroulent uniquement sur Zoom.

Dans ce cas, votre entreprise doit mettre à disposition :

• Une salle avec un projecteur. Il doit aussi y avoir un flipchart et/ou un tableau blanc,
• Un lunch pour tous les participants et pour le formateur.

Étape 1 : votre compte myCefora HR

Vous avez déjà un compte myCefora HR ? Excellent !

Si ce n'est pas le cas, créez-le. Vous en avez besoin pour organiser votre formation en entreprise et pour gérer les participants.

Comment ?

• Lors de la création de votre compte, assurez-vous de choisir la fonction RH.
• Vous devrez compléter et remplir un document Terms of Service (« TOS ») qui atteste de votre position au sein de votre entreprise.

Et les formations incompany en langues ?

Pour demander une formation incompany en langues, vous n'avez pas besoin d'un compte myCefora. Utilisez ce formulaire.

Étape 2 : faites votre demande par e-mail

Vous savez déjà quelle formation vous souhaitez organiser en incompany ? Parfait ! Envoyez un e-mail à [email protected], un collègue de Cefora vous aidera dans votre démarche.

Pour que votre demande soit traitée plus rapidement, nous vous demandons d'inclure les informations suivantes dans votre e-mail :

• Titre de la formation comme indiqué sur notre site web,
• la période souhaitée,
• le nombre estimé de participants,
• le lieu en cas de formation en présentiel.

Étape 3 : planifiez votre formation incompany

Après avoir traité votre demande, nous vous enverrons un e-mail récapitulatif reprenant toutes les conditions. Une fois que nous aurons reçu votre accord sur les conditions par e-mail, nous procéderons à la programmation de votre formation incompany.

• Après avoir reçu votre accord nous vérifions si le formateur est disponible pour la période souhaitée.
• Le formateur propose quelques dates, que nous vous communiquons.
• Vous en choisissez une et vous nous le confirmez.

Étape 4 : Les messages que vous recevrez par e-mail

Première confirmation

Dès que la ou les dates sont confirmées, vous recevrez un e-mail de confirmation. Il contient la (les) date(s), les références et le calendrier de la (des) formation(s). A partir de ce moment-là, vous pouvez ajouter les participants via myCefora.

Rappel

Trois semaines avant le début de la formation, vous recevrez un e-mail de rappel vous invitant d'ajouter des participants.

Confirmation finale

Deux semaines avant le début, vous recevrez un message indiquant que votre formation aura bien lieu. Ou, si moins de six participants sont inscrits, qu'elle a été annulée.

Étape 5 : ajouter les participants aux formations incompany

Vous pouvez ajouter des participants supplémentaires jusqu’à quatre jours avant la date de début de la séance.

1. Naviguez vers votre dashboard myCefora.
2. Saisissez la date du début de la formation ou la référence du groupe :
   
3. Ajoutez des participants à la formation incompany en cliquant sur la séance choisie.
4. Pour finaliser l'inscription, vous aurez besoin du numéro de registre national et de l'adresse e-mail de chaque participant. Ce dernier doit être celle utilisée au sein de votre entreprise. Les adresses info@ ne sont pas reconnues.

Étape 6 : La première partie de la formation = en ligne

Pour les formations en présentiel comme pour les formations en ligne, la formation que vous suivi ensemble est toujours précédée par une étape individuelle en ligne.

• Les participants reçoivent un lien vers leur parcours d'apprentissage sur Karibu (notre plateforme d'apprentissage en ligne). Ce lien est disponible dans le compte myCefora de chaque participant.
• Les participants peuvent maintenant commencer la première étape : le(s) module(s) en ligne. Il s'agit d'une partie obligatoire de la formation. Chaque participant doit le remplir avant le début de la formation collective.

Étape 7 : votre formation incompany

Votre formation collective, en présentiel ou en ligne, a lieu. Bon apprentissage à vous et votre équipe ! 🎉🥳

Étape 8 : dernière partie de la formation = en ligne

Il y a également une étape individuelle en ligne (sur Karibu) après la formation collective. Il s'agit là aussi d'une partie obligatoire de la formation.

Terminé ? Alors les participants reçoivent leur certificat sur Karibu !

Étape 9 : votre avis

Le lendemain de la fin de la formation, nous invitons les participants à remplir un formulaire d'évaluation. Vous trouverez les résultats dans myCefora.