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Si les canaux de collaboration comme Microsoft Teams et Slack sont en plein essor, le courrier électronique reste néanmoins le canal de prédilection pour la communication professionnelle. Mais comment vous assurer que votre message ne sera pas noyé dans la boîte de réception surchargée de votre contact ? Claudia Fortes, formatrice en communication, explique comment rédiger des mails ciblés.
Voici comment Claudia a exploité la minute impartie
La pyramide inversée
Claudia : « Commencer par l’idée maîtresse de votre message, telle est l’astuce pour une communication ciblée, quel que soit le canal. Ce n’est pas un hasard si les journaux télévisés s’ouvrent sur les points principaux. En commençant par l’essentiel :
- vous attirez immédiatement l’attention de votre destinataire,
- il sera plus enclin à lire le reste de votre message,
- vous avez plus de chances d’atteindre votre objectif.
Les mails peuvent être envoyés pour différentes raisons. Peut-être souhaitez-vous simplement communiquer une information, comme le font les réalisateurs d’un journal télévisé. Si par contre vous voulez que quelqu’un vous envoie rapidement des informations importantes, faites en sorte que le caractère urgent soit clair dès le départ.
La pyramide inversée
Le principe de la pyramide inversée vous aide à rédiger des mails efficaces. La couche supérieure – le début de votre message – contient votre message principal. Vient ensuite le contexte, un peu moins important. Et vous finissez avec les détails. »
La couche supérieure
Claudia : « La première chose que le destinataire de votre courrier voit est l’objet. Veillez à ce que la ligne d’objet soit claire et se distingue dans la masse de messages que de nombreux employés doivent traiter. N’utilisez pas de termes trop généraux, tels que « retour d’information » ou « document », mais choisissez les bons mots-clés en lien avec le contenu.
Ajoutez également l’action que vous ciblez – « signer une offre pour des sièges de bureau » ou « fixer une date pour un team building » par exemple – et ajoutez éventuellement le délai dans lequel vous attendez une réponse.
Le mail lui-même commence par une formule d’appel. Dans les premières phrases qui suivent, formulez à nouveau votre message principal de manière aussi brève et percutante que possible. Vous répétez ce qui figurait dans votre objet en l’expliquant avec un peu plus de mots et en veillant à mentionner l’action visée. Ensuite, vous passez au contexte et aux détails.
Mettre des accents
Les deux couches inférieures de votre pyramide sont relativement longues ? N’hésitez pas à répéter l’essentiel de votre message à la fin de votre mail.
Vous pouvez souligner certains mots clés pour renforcer votre message. N’utilisez pas des lettres capitales ni la couleur rouge : vous donneriez une impression d’agressivité, ce qui peut être contre-productif. Votre mail pourrait se retrouver en bas de liste, malgré tous vos efforts.