Corriger des erreurs dans votre administration, un trajet supplémentaire pour compléter une livraison incomplète, un trafic incessant d’e-mails concernant un briefing peu clair… sont autant de pertes de temps, selon la philosophie lean ! En d’autres termes, si vous parvenez à réduire en permanence ces pertes de temps, vous libérez un temps indispensable à accomplir un travail fructueux pour votre client. La clé du travail lean ? Une communication efficace.
Les principes du travail lean sont issus de l’industrie automobile japonaise. Avec le temps, cette philosophie a fait son chemin dans de nombreux autres secteurs non industriels désireux d’optimiser leurs processus de travail. Tout ce qui prend du temps sans rien apporter au client est un gaspillage. Le message est donc de s’en débarrasser systématiquement. Car moins il y a de gaspillage, moins il y a de stress et de frustration. Et surtout : plus il y a de temps pour apporter une valeur au client.
De nombreuses tâches que la philosophie lean qualifie de gaspillages de temps sont dues à une communication mal structurée, incomplète ou tardive. Se réunir brièvement à des moments fixes, par exemple, permet de mettre en place une communication hyper efficace et efficiente au sein de votre équipe.
Communiquer efficacement lors d’une « whiteboard session »
L’expression « whiteboard session » fait référence aux tableaux blancs classiques utilisés lors de ce type de réunion. « Stand-up meeting » est aussi une expression courante pour désigner ce genre de brefs moments de concertation, parce que tout le monde reste debout. Peu importe le nom que vous lui donnerez, voici quelques règles de base :
Fréquence fixe
La fréquence doit être en accord avec le fonctionnement spécifique de votre équipe. Vous avez des échéances qui se succèdent rapidement, des tâches qui doivent (à nouveau) être réparties quotidiennement ou des priorités qui changent continuellement ? Organisez une réunion chaque jour ou en tout cas plusieurs fois par semaine. Plus l’intervalle de temps entre deux concertations sera long, plus il y aura de questions à traiter et donc, plus la réunion sera longue.
Conseil : choisissez un moment fixe comme, par exemple, chaque lundi, mercredi et vendredi à 10 heures précises.
Interactivité
Le team leader anime les réunions. Il crée une atmosphère qui motive et encourage les membres de l’équipe à poser des questions, à exprimer des considérations et – mieux encore – à formuler des suggestions pour éviter les gaspillages.
Un scénario bien
ficelé Avant la toute première réunion, vous et 3 ou 4 membres de l’équipe déterminez les projets et les thèmes qui nécessitent un suivi régulier au sein de l’équipe. Vous désignez ensuite un porte-parole pour chaque thème. Cette personne donnera, lors de chaque réunion, un brève mise à jour des points suivants :
- la répartition des tâches et des priorités ;
- l’état d’avancement et le suivi de chaque tâche (par exemple, clôturé ou non, retard éventuel ou situation de blocage) ;
- les présences et les disponibilités (par exemple, les congés, les jours de télétravail, la charge de travail).
Conseil : utilisez un fichier Excel ou une feuille de calcul Google comme tableau blanc. Même ceux qui travaillent à domicile et qui se connectent lors du moment de concertation pourront aisément consulter la vue d’ensemble de l’équipe. Vous pouvez prévoir des onglets séparés pour (1) la répartition des tâches, (2) le suivi et (3) les présences.
Enfin, le déroulement des « whiteboard sessions » elles-mêmes et la vue d’ensemble de votre équipe ne doivent pas être gravés dans le marbre dès le premier jour. Le principe du travail lean s’applique ici aussi : en procédant à des ajustements constants, vous éliminez les gaspillages et au bout du compte, vous gagnez un temps précieux.
Travailler de manière efficace et efficiente ?
Consultez notre offre de formations sur le développement professionnel.
