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Organiser une formation incompany : ça marche comment ?

Vous pouvez également demander que les formations de notre offre soient dispensées en entreprise (incompany). Nous les organisons alors dans vos bureaux et elles sont exclusivement réservées à vos collaborateurs.

Nous vous en expliquons le fonctionnement dans cette plan par étapes.

Les règles à suivre

Vous trouverez nos règles générales ci-dessous. Celles-ci déterminent les conditions de la formation incompany qui doivent toujours être respectées.

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  • Demande

    Si vous souhaitez demander une formation incompany

    • votre entreprise a besoin d'un plan de formation
    • six personnes au moins doivent y participer
    • votre entreprise doit relever de la Commission paritaire (CP) 200.
  • Zoom
    • Les formations incompany en ligne se déroulent uniquement sur Zoom. Il est donc important de donner aux participants un accès à cette plateforme afin d'éviter tout problème le jour de la formation.
    • Il est préférable de prendre les dispositions nécessaires avec votre service informatique.
    • L'adresse e-mail du participant doit être celle utilisée au sein de votre entreprise. Les adresses info@ ne sont pas reconnues.
  • Participants
    • Six participants au minimum doivent être inscrits à la formation incompany dans myCefora 2 semaines avant le début de l’évènement. En effet, c'est à ce moment-là que nous confirmons ou annulons la formation.
    • Si le nombre de participants est inférieur à 6 à ce moment-là, nous annulons la formation.
  • Annulation

    Vous pouvez annuler la formation gratuitement jusqu’à deux semaines avant le début de l’évènement.

  • Organisation

    S’il s’agit d’une formation traditionnelle, votre entreprise doit mettre à disposition un local, ainsi qu’un lunch pour les participants et le formateur.

  • Compte myCefora HR

    Pour pouvoir bénéficier d'une formation incompany, il est nécessaire de disposer d’un compte myCefora HR. Vous trouverez des informations complémentaires dans notre plan par étapes ci-dessous.

Etape 1 : demander une formation incompany

Sur notre site web, choisissez la ou les formation(s) incompany que vous souhaitez organiser. Voici notre offre de formations. Toutes vos demandes doivent être soumises via le site web.

Etape 2 : compte myCefora HR

Vous avez déjà un compte myCefora HR ? Très bien. Si ce n'est pas le cas, demandez-le sans plus attendre, car il est indispensable pour la suite.

Grâce à votre compte HR, vous allez pouvoir gérer l’ensemble des formations IC planifiées au sein de votre entreprise. Le compte myCefora est indispensable pour pouvoir procéder au suivi administratif des groupes planifiés ainsi que pour la gestion, l’ajout et l’annulation des participants pour les sessions prévues.

Lors de la création de votre compte, assurez-vous de choisir la fonction HR pour pouvoir bénéficier de ces services. Vous devrez compléter et remplir un document « TOS » qui atteste de votre position au sein de l’entreprise.

Etape 3 : planifier une formation incompany

Une fois votre demande traitée, nous vérifions, sur la base des informations que vous nous avez communiquées, si le formateur est disponible pour la période souhaitée. Le formateur propose un certain nombre de dates pour la formation qui fait partie du parcours de formation que vous avez sélectionné. Nous vous communiquons ces dates. Vous devez en choisir une parmi celles-ci, que vous nous confirmez.

Etape 4 : confirmer les dates de la formation incompany

Une fois les dates confirmées, vous recevrez un mail récapitulatif reprenant les dates, les références et les horaires des groupes concernés.

Etape 5 : introduire les participants aux formations incompany

Trois semaines avant le début de la séance incompany, vous recevez de notre part un e-mail de rappel vous demandant d’indiquer les participants dans myCefora.

Inscrivez les participants à la formation immédiatement après avoir reçu cet e-mail de rappel pour que les intéressés puissent accéder au parcours de formation.

Deux semaines avant la date prévue de début de la séance incompany, nous vous envoyons une confirmation définitive ou une annulation si le nombre de participants est inférieur à 6. Le lien vers la plateforme Karibu à destination des participants est créé 24 heures après la confirmation définitive. Les participants peuvent accéder au parcours de formation par le biais de ce lien, disponible sur le compte myCefora de chaque participant.

Les participants que vous avez inscrits peuvent parcourir les modules proposés et passer en revue le trajet de préformation du programme concerné. Cette introduction fait partie intégrante de la formation et est obligatoire. Vos collègues doivent absolument la suivre.

Comment introduire les participants ?

En principe, vous pouvez ajouter des participants supplémentaires ou annuler certains participants jusqu’à quatre jours avant la date de début de la séance. Pour ce faire, utilisez votre compte myCefora. Saisissez la date du début de la formation ou la référence du groupe :



Ajoutez des participants à la formation incompany en cliquant sur la séance choisie.
Pour finaliser l'inscription, vous aurez besoin du numéro de registre national et de l'adresse e-mail de chaque participant. L'adresse e-mail du participant doit être celle utilisée au sein de votre entreprise. Les adresses info@ ne sont pas reconnues.

Les participants à une formation incompany reçoivent de notre part un e-mail qui leur permet d'accéder à la plateforme d'apprentissage en ligne Karibu. Le participant ne dispose pas encore d'un compte myCefora ? Dans ce cas, nous lui demandons d'activer son compte. Cette démarche est nécessaire pour effectuer le trajet de préformation, mais aussi pour suivre la formation en ligne (via Zoom).

Etape 6 : évaluer votre formation incompany

Les participants seront invités à remplir un formulaire d’évaluation 1 jour après la formation. Vous pouvez également trouver les résultats de ces évaluations dans le groupe via myCefora.

Etape 7 : nombre de participants insuffisant

Si, après la formation, nous constatons que le nombre minimum de six participants n'a pas été atteint et que le nombre de participants présents était inférieur à six, nous facturons un forfait de 300 EUR par groupe. Pour les formations réparties sur plusieurs jours (par ex., les formations linguistiques), nous facturons un forfait de 300 EUR par jour.

Etape 8 : annulation d'une formation incompany

Si vous souhaitez annuler la formation incompany sans frais, vous devez nous informer de l'annulation au plus tard 2 semaines avant le jour de la formation.

Si vous annulez dans les deux semaines précédant le début de la formation, nous vous facturerons un montant forfaitaire de 750 EUR pour une formation d'une journée complète (formation traditionnelle) et de 375 EUR pour une formation d'une demi-journée (formation en ligne).

Il est uniquement possible de passer d’une formation en présentiel à une formation en ligne (ou inversement) si cette alternative existe dans notre offre actuelle. Si une alternative en ligne existe, nous traitons cette demande comme une nouvelle demande. Concrètement, cela signifie que nous devons avoir reçu une demande du client au moins 15 jours ouvrables (ou 3 semaines) avant le début de la formation.

Voici comment nous procédons dans pareil cas :
Étape 1 : nous annulons la formation en présentiel
Étape 2 : nous déterminons quelle formation en ligne (existante) répond le mieux à la demande du client.