Fouten in je administratie rechtzetten, een extra rit om die onvolledige levering aan te vullen, continu heen- en weergemail over een cryptische briefing … De lean-filosofie heeft er één woord voor: tijdverspilling! Met andere woorden, slaag je erin om die continu te verminderen, dan komt er kostbare tijd vrij voor werk dat oplevert voor je klant. Dé sleutel van lean werken: communicatie die doel treft.
De lean-principes ontsproten aan de Japanse auto-industrie. Maar de filosofie is intussen doorgedrongen in heel wat andere niet-industriële sectoren die hun werkprocessen willen optimaliseren. Alles waar tijd in kruipt maar niets oplevert voor de klant, is verspilling. Die stelselmatig wegwerken, is dus de boodschap. Want hoe minder verspilling, hoe minder stress en frustratie. Maar vooral: hoe meer tijd voor klantenwaarde.
Veel zogeheten verspillingen vallen terug te brengen tot slecht gestructureerde, onvolledige of laattijdige communicatie. Superefficiënt en doeltreffend communiceren binnen je team kan bijvoorbeeld door op vaste momenten kort de koppen bij mekaar te steken.
Efficiënt communiceren tijdens een whiteboardsessie
De term ‘whiteboardsessie’ verwijst naar de klassieke whiteboards die tijdens zo’n meeting worden gebruikt ter ondersteuning. Ook ‘stand-upmeeting’ is een courante term voor zo’n kort overlegmoment, omdat iedereen rechtop blijft staan. Welke naam je het kind geeft, maakt weinig uit, maar dit zijn enkele vuistregels:
1. Vaste frequentie
De frequentie moet in lijn zijn met de specifieke werking van je team. Heb je snel opeenvolgende deadlines, taken die dagelijks (her)verdeeld moeten worden of continu veranderende prioriteiten, hou dan dagelijks of zeker meermaals per week een sessie. Hoe groter het tijdsinterval tussen twee overlegmomenten, hoe meer issues om te behandelen, dus hoe langer de meeting.
Tip: kies een vast agendamoment, bv. elke maandag, woensdag en vrijdag om 10 uur stipt.
2. Interactiviteit
De teamleader faciliteert de sessies. Hij of zij creëert een sfeer die de teamleden motiveert en stimuleert om vragen te stellen, bedenkingen te uiten en – nog beter – suggesties te doen om verspillingen weg te werken.
3. Strak scenario
Vóór de allereerste sessie bepaal je samen met 3 à 4 teamleden de projecten en onderwerpen die regelmatige opvolging vereisen binnen het team. Aan elk topic koppel je vervolgens een spreekbuis. Hij of zij geeft tijdens elke sessie een beknopte update van:
- de taakverdeling en prioriteiten;
- status en opvolging van elke taak (bv. al dan niet afgewerkt, eventuele vertraging of blokkerende situatie);
- aanwezigheden en beschikbaarheden (bv. verlofregeling, thuiswerkdagen, workload).
Tip: gebruik een Excelbestand of Google Spreadsheet als whiteboard. Ook wie thuiswerkt en inbelt op het overlegmoment, kan zo makkelijk meevolgen in het teamoverzicht. Je kan aparte tabbladen voorzien voor (1) taakverdeling, (2) opvolging en (3) aanwezigheden.
Tot slot nog dit: ook het verloop van de whiteboardsessies zelf en je teamoverzicht hoeft niet vanaf dag één in steen gebeiteld te zijn. Ook hier geldt namelijk het lean-principe: door continu bij te schaven, werk je verspillingen weg en boek je op het einde van de rit kostbare tijdswinst.
Optimaal presteren op het werk?
Bekijk ons opleidingsaanbod rond professionele ontwikkeling.
Juan Mellaerts
Juan Mellaerts
Changeconsultant at Seal Projects