Openhartige loopbaangesprekken: voordelen en tips voor werkgevers
Loopbaangesprekken bepalen de toekomst van je medewerkers én je organisatie. Maar wat zijn de concrete voordelen van zulke gesprekken en hoe zorg je er als leidinggevende of hr-medewerker voor dat ze hun doel bereiken? Deze tips zetten je op weg.
Je bedrijfstargets verzoenen met de persoonlijke doelstellingen van je medewerkers is een delicate oefening. Maar wél een noodzakelijke voor een succesvolle organisatie. Loopbaangesprekken zijn daarvoor het perfecte middel.
Wat is een loopbaangesprek (en wat niet)?
Een loopbaangesprek is een vooruitblik die je jaarlijks of om de twee of drie jaar houdt om de talenten, wensen en groeimogelijkheden van je medewerker te bespreken. Het resultaat van een loopbaangesprek is meestal een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Zo’n plan bestaat uit een aantal vaste onderdelen:
- De ontwikkeldoelen van de medewerker, zowel op korte als lange termijn.
- De middelen om die doelen te halen (bv. opleidingen, een persoonlijke begeleider).
- De timing waarbinnen je de verschillende actiepunten wil verwezenlijken.
- De manier waarop je evalueert of de ontwikkeldoelen gehaald zijn.
In een functionerings- of voortgangsgesprek bespreek je met je medewerker hoe die presteert. Het is een terugblik, met het POP als leidraad. De meeste organisaties houden zo’n gesprek één of twee keer per jaar.
In de praktijk vallen een loopbaan- en een functioneringsgesprek vaak samen. Zorg er in dat geval voor dat je genoeg aandacht besteedt aan het toekomstgerichte aspect van het gesprek.
Stuur het POP bij
Een POP staat niet in steen gebeiteld. Elk gesprek kan een aanleiding zijn om het POP bij te sturen. Of het nu een loopbaangesprek, een functioneringsgesprek of een combinatie is. Heeft een medewerker tussentijdse loopbaanvragen of merk je motivatieproblemen op, dan kan je altijd een extra gesprek inplannen. Een uitzonderlijke situatie – zoals de coronacrisis – kan ook een aanleiding zijn om het POP bij te sturen.
De voordelen van een persoonlijk ontwikkelingsplan
De uitkomst van een loopbaangesprek – meestal in de vorm van een POP dus – uit zich in enkele concrete voordelen voor je organisatie:
- Gemotiveerde medewerkers: met een POP geef je je medewerkers het stuur van hun loopbaan in handen. Je geeft hen de kans om te doen wat ze graag doen en goed kunnen. Luister je naar hun wensen en noden, dan zullen medewerkers gemotiveerder op de werkvloer verschijnen.
- Hogere productiviteit: loopbaangesprekken helpen je de juiste mensen in te zetten voor de juiste taken. De kwaliteit van hun werk zal daardoor de hoogte ingaan. Gemotiveerde medewerkers doen bovendien een extra inspanning om de bedrijfsdoelstellingen te halen.
- Hogere retentiegraad: gelukkige medewerkers blijven langer aan boord. Daardoor hou je je expertise aan boord en hoef je ook minder te investeren in rekrutering.
Tips voor een openhartig loopbaangesprek
Leg het gesprek lang genoeg op voorhand (minstens enkele weken) vast. Zo hebben jij en je medewerker voldoende voorbereidingstijd. Communiceer ook vooraf wat de ontwikkelingsmogelijkheden zijn. Welke opleidingen kunnen medewerkers volgen? Hoe staat de organisatie tegenover interne mobiliteit?
Dan komt het loopbaangesprek zelf. En dat is niet zo eenvoudig. De inhoud is gevoelig en vertrouwelijk, maar je wil ook dat het gesprek zo open mogelijk verloopt. Zo stimuleer je een duidelijk gesprek:
- Voer het gesprek in een rustige omgeving. Doe er alles aan om een gevoel van veiligheid en gelijkwaardigheid te creëren.
- Focus op de toekomst. Organiseer je het loopbaangesprek in combinatie met een bespreking van resultaten, dan rond je eerst het evaluatieluik volledig af.
- Stel open vragen en laat je medewerker zelf oplossingen formuleren. Pik pas daarna in met concrete voorstellen.
- Gebruik de LSD-techniek (luisteren, samenvatten, doorvragen): geef verbaal en non-verbaal aan dat je luistert, vat regelmatig samen en vraag door om tot duidelijke wensen en noden te komen.
Sluit het loopbaangesprek af met concrete afspraken die je in een (aangepast) POP giet. Zo blijven jij en je medewerker op koers om de gemeenschappelijke en persoonlijke doelstellingen te halen.
Je bedrijfsdoelstellingen afstemmen op die van je medewerkers?