De integratie van nieuwe medewerkers is door het coronavirus allesbehalve vanzelfsprekend. People & Organization Pilot Marie Vanden Berghe legt uit hoe Cevora op dit moment onboarding aanpakt en deelt drie praktische tips.
“In deze uitzonderlijke situatie moet je als hr-professional extra aandacht besteden aan de ervaring van je (potentiële) medewerkers”, vertelt Marie. “Het coronavirus heeft al tijdens de sollicitatiegesprekken een grote impact. In een online gesprek neem je immers niet alle non-verbale communicatie van een persoon waar. Daardoor is het moeilijker om een allesomvattend beeld van een kandidaat te krijgen – en vice versa.”
Innovatieve eerste werkdag
Maar de grootste uitdaging begint pas na de sollicitatiegesprekken. Hoe maak je een aanwinst wegwijs van op afstand? “Normaal maak je op je eerste werkdag kennis met de organisatie, je nieuwe collega’s en werkomgeving”, legt Marie uit.
“De werking van je organisatie kan je ook online uit de doeken doen. Maar alle collega’s persoonlijk voorstellen is een stuk moeilijker. En een digitale rondleiding in het kantoor is ook lang niet hetzelfde als de echte ervaring.”
Ook om je aanwinst het nodige werkmateriaal te bezorgen, moet je als organisatie innovatief zijn. “Onze IT’ers hebben de laptops voor nieuwe medewerkers meegenomen naar huis”, zegt Marie.
“Zodra we iemand aannemen, gaan de IT’ers thuis aan de slag: ze installeren alle programma’s en regelen de toegang tot de toepassingen en tools die een nieuwe collega nodig heeft. Daarna laten we de laptop met een spoedlevering aan huis bezorgen.”
Ook retentie is een hele uitdaging in tijden van corona. Deze hr-kwesties liggen op tafel.
3 praktische tips voor vlotte onboarding
Die eerste werkdag is nog maar het begin van de integratie. Marie deelt daarom graag enkele concrete tips voor een vlot verloop van het onboardingproces in deze moeilijke periode.
1. Geef nieuwkomers wat extra tijd
“Maak jezelf en nieuwe medewerkers niets wijs: een perfect integratieproces is op dit moment onmogelijk. Geef nieuwkomers daarom wat extra tijd om zich in te werken. Bied nieuwe info in deeltjes aan en wijs voor elke materie het juiste aanspreekpunt aan. Vraag die contactpersonen dan ook om bereikbaar te zijn, zodat je nieuwe medewerker snel antwoord krijgt op vragen.
2. Haal alles uit online tools
“Voorzie aan het begin van de eerste teammeeting van de nieuwkomer – via Skype, Microsoft Teams of een andere tool voor virtuele meetings – genoeg tijd voor een kennismakingsronde. Leidinggevenden organiseren ook het best regelmatig een kort virtueel gesprek om te checken hoe de integratie verloopt.
Zorg er als organisatie voor dat het intranet met alle belangrijke info makkelijk raadpleegbaar is. Zo verliezen nieuwkomers geen tijd met onnodig lange zoektochten.”
Nieuwkomer Bert: “Vlotte virtuele kennismaking”
Bert Coolen startte midden maart als Product Manager bij Cevora. “Omdat we online tools als Microsoft Teams slim gebruiken, heb ik weinig moeite om me te integreren”, vertelt Bert.
“Mijn eerste teammeeting was een aangename ervaring. Doordat iedereen zich één voor één voorstelde, heb ik zelfs het gevoel dat die virtuele kennismaking vlotter verliep dan op de gebruikelijke manier. Je kijkt iedereen zo meteen recht in de ogen, terwijl je in een ‘echte’ meeting vaak verder uit elkaar zit. Ook al klinkt dat een beetje contradictorisch, besef ik.”
Efficiënt thuiswerken? Download onze infografiek vol handige tips.
3. Organiseer virtuele koffiepauzes
“Dankzij Skype en Teams sluit een nieuwkomer makkelijk aan bij zakelijke meetings. Maar de gesprekken aan de koffiemachine dreigen in tijden van corona verloren te gaan. Die informele momenten zijn voor nieuwkomers nochtans erg belangrijk om zich te integreren in een team.”
“Organiseer daarom regelmatig een ‘virtuele koffiepauze’. Doe dat via een informeel kanaal – zoals WhatsApp – om duidelijk te maken dat het gesprek niet werkgerelateerd hoeft te zijn.”
Ook in tijden van corona is bijleren belangrijk
Hanne Janssens
Hanne Janssens
Contentmarketeer voor Cevora