Hoe kan ik efficiënter vergaderen, zowel fysiek als virtueel?
Je hebt vast al eens in een vergadering gezeten waarvan je je afvroeg: “Waarom ben ik hier?”. In dat geval is er duidelijk iets mis met de organisatie van de meeting. Korte en efficiënte vergaderingen waarin iedereen een actie bijdrage heeft, zijn nochtans perfect mogelijk. In deze opleiding leer je hoe je een vergadering doeltreffend voorbereidt, structureert, modereert en slim afsluit.
Online
Tijdelijk via mail
We werken momenteel onze voorwaarden bij voor 2024. Wil je een incompany-opleiding aanvragen?
- Opleidingstype
Online-klas
- Opleidingsduur
0.5 dag
- Volg deze opleiding in het:NL, FR
- Opleidingscode
DL2283NOC
Wat leer je in deze opleiding?
- Je kan beslissen of en wanneer je een vergadering houdt.
- Je kan vergaderingen voorbereiden, zoals de uitnodigingen opstellen en de betrokkenheid van de deelnemers inschatten.
- Je kan de verschillende rollen tijdens een vergadering toekennen aan de juiste personen.
- Je kan een vergadering openen en afsluiten.
- Je kan vergaderingsnotulen opstellen.
- Je kan nagaan of de genomen beslissingen en taken uitgevoerd zijn/in uitvoering zijn.
Doelgroep
Iedereen die vergaderingen moet organiseren.
Leermethode: Online-klas
Deze online-opleiding volg je op je computer. Je traject bestaat uit drie stappen, die elkaar aanvullen.
Stap 1 
Je opleiding start op Karibu, ons online-leerplatform. Dit leermoment doorloop je op je eigen tempo, waar en wanneer je wilt.
Let op: deze stap afwerken is een vereiste om verder te gaan.
Stap 2: online-klas 
Tijdens deze stap ontmoet je je medecursisten – gewoonlijk zes tot twaalf personen – via Zoom. Iedereen kan elkaar zien en horen. Dat maakt gesprekken, interactie en samenwerking mogelijk.
Zo leer je van en met elkaar, op basis van de inzichten uit stap 1.
Stap 3
Dit leermoment vindt opnieuw plaats op Karibu. Ook deze stap doorloop je op je eigen tempo, waar en wanneer je wilt.
Programma
Stap 1 (1u)
Na bevestiging van je inschrijving krijg je toegang tot Karibu, ons online leerplatform.
We starten met een open bevraging met een tiental vragen naar je professionele vergadercultuur. Wat is voor jou een efficiënte en een goede vergadering? Wat doe je momenteel met topics die niet op de agenda staan maar toch plots in een meeting aan bod komen? We stellen ook de allerbelangrijkste vraag in een video; wat is het doel van je vergadering? Hoe meer input we van jou als deelnemer ontvangen, hoe beter de docent ermee aan de slag kan in de online-klas.
Stap 2: online-klas (3u)
We gaan interactief aan de slag met de ingezonden antwoorden en proberen een antwoord te bieden op volgende vragen:
- Wanneer moet je een vergadering organiseren?
- Wie moet voor een vergadering worden uitgenodigd en welke informatie moet je hen bezorgen?
- Hoe bereid je je vergaderingen voor? Waarop moet je letten? Wat is het verschil tussen een face-to-face, online en hybride vergadering?
- Welke verschillende rollen moeten aan bod komen in een vergadering? Welke invloed hebben ze op de doeltreffendheid van de vergadering?
- Hoe verdeel je die rollen en wat betekent dat voor de betrokken personen?
- Wat zijn de essentiële elementen voor een goed begin van een vergadering?
- Welke verschillende persoonlijkheden zijn aanwezig bij de vergadering en hoe laat je ze samenwerken zodat de vergadering nuttig, constructief en doeltreffend wordt?
- Hoe sluit je je vergaderingen af en wat zijn de elementen die je absoluut moet behandelen aan het einde van een vergadering?
- Welke informatie moet je in je verslag van de vergadering zetten? Hoe structureer je het en wanneer verstuur je het?
- Hoe zorg je dat iedere deelnemer aan de start van de vergadering weet wat hij/zij moet doen en dat iedereen op de hoogte is van de genomen beslissingen?
- Hoe organiseer je de opvolging van je vergadering en de uitvoering van de genomen beslissingen?
Stap 3 (1u)
Karibu blijft de place to be, ook na de online-klas. Je vindt er een paar video’s terug en we bieden een actieplan aan om drie concrete veranderingen door te voeren in je volgende vergadering. Bovendien vragen we je om naar de agenda van de volgende geplande meeting te gaan en daar duidelijkheid in te brengen op basis van je aangeleerde kennis.