La déclaration relative à la protection des données de Cefora

Mise à jour 09/22

Pourquoi Cefora agit-il en tant que « responsable du traitement des données » ?

En septembre 2022, notre Data Protection Team a réexaminé la définition et l’attribution de nos rôles liés au respect de la vie privée. Afin de mieux correspondre à la réalité, nous n’agissons plus en tant que sous-traitant mais en qualité de responsable du traitement.

Pourquoi ?

Cefora reçoit, de la part de ses clients, des données à caractère personnel relatives aux collaborateurs qu’ils souhaitent inscrire à une formation. Il s’agit d’une « demande générale » de formation. Il n’est pas question d’un traitement concret de données à caractère personnel.

Chez Cefora, nous définissons nous-mêmes l’objectif des formations et les ressources pour les organiser. Il en va de même pour le traitement des données à caractère personnel.

Or, il se trouve que c’est précisément le critère pour être considéré comme responsable du traitement.

À l'inverse, un sous-traitant est une partie externe qui se contente d’exécuter le traitement.

La présente Déclaration relative à la protection des données s’adresse à toutes les personnes dont les données personnelles sont traitées par Cefora. Il s’agit notamment des participant des formations, des demandeurs d’emploi, des personnes de contact des entreprises-employeurs, fournisseurs et partenaires, l’ensemble des visiteurs du site Web.

Cefora essaie à tout moment d’agir en conformité avec (i) le Règlement UE de 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive95/46/CE et (ii) la loi-cadre belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Article 1 – Définitions

• « Nous », « Notre », « Nos » signifie Cefora, Boulevard Auguste Reyers70 (5è étage), 1030 Bruxelles.
• « Vous », « Votre », « Vos » signifie une personne concernée dont les données personnelles sont traitées par Cefora.
• « Données à caractère personnel » comprend toutes les informations susceptibles de vous identifier en tant que personne (directement ou indirectement).
• « Site Web » signifie www.cefora.be, ainsi que toutes les pages Web, les plateformes, les fonctions interactives, les applications, les widgets, les blogs, les réseaux sociaux ou tout autre document qui publie un lien vers cette déclaration relative à la protection des données.

Article 2 – Quelles informations (y compris les données à caractère personnel) collectons-nous à votre sujet ?

Les informations que vous nous donnez : nous collectons, conservons et traitons toutes les informations que vous complétez ou que vous nous fournissez. Vous pouvez introduire ces informations au cours des actions suivantes :

• lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons vos nom, prénom et adresse e-mail afin de pouvoir vous envoyer une newsletter personnalisée ;
• lorsque vous complétez le formulaire de contact sur le site Web, nous collectons vos nom, adresse e-mail, numéro de telephone et le nom de votre entreprise afin de pouvoir répondre à vos questions et/ou remarques ;
• lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme MyCefora, nous collectons vos nom, prénom, adresse e-mail, sexe, fonction, données de l’entreprise (nom de l’entreprise, numéro ONSS et numéro d’entreprise), numéro de téléphone, numéro de GSM, niveau de formation, date de naissance et nationalité. Nous pouvons ainsi vous fournir facilement un aperçu des formations que vous avez suivies et des formations encore prévues. Nous gérons également votre accès à votre compte MyCefora, en particulier votre adresse e-mail et votre mot de passe crypté ;
• vous demandez une prime en tant que travailleur : nous collectons alors vos nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone, niveau de formation, numéro de compte bancaire, données professionnelles, données de l’entreprise (nom de l’entreprise, numéro ONSS et numéro d’entreprise), données de formation, attestation de présence, preuve de paiement, fiche de paie et/ou document C4. Ces données sont nécessaires pour vérifier que vous avez effectivement suivi la formation et pour effectuer le paiement correctement.
• votre employeur demande une prime pour une formation à laquelle vous avez participé : les données suivantes vous concernant sont alors transmises : nom, prénom, date de naissance, données de formation, attestation de présence.
  
• lorsque vous vous inscrivez en tant qu’employé/demandeur d’emploi pour un reclassement professionnel, nous collectons vos nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de registre national, numéro de téléphone, coordonnées, langue, données d’emploi, données de formation, lettre de démission, contrat ou C4 pour avoir la certitude que le candidat relève des conditions du reclassement professionnel ;
• lorsque vous vous inscrivez pour une formation en tant qu’employé(e), ou quand votre responsable RH s’en occupe pour vous, nous collectons vos nom, prénom, sexe, adresse e-mail, date de naissance, fonction, numéro de téléphone, statut de l’emploi, commission paritaire, niveau de formation, numéro de registre national et/ou données d’entreprise (nom d’entreprise, numéro ONSS et numéro d’entreprise). Ces données sont utilisées pour nous assurer que vous répondez aux conditions de la formation et pour communiquer avec vous au sujet de votre formation actuelle et d'éventuelles formations futures. Pour créer votre compte sur notre plateforme Karibu, nous traitons vos nom, prénom, adresse e-mail ainsi que d’autres données que vous choisissez de partager.
• lorsque vous vous inscrivez pour une formation en tant que demandeur d’emploi, nous collectons vos nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de registre national, date de naissance, coordonnées, téléphone, nationalité, statut de demandeur d’emploi, niveau de formation, expérience professionnelle, connaissance linguistique, connaissance en informatique et/ou motivation. Ces données sont utilisées pour nous assurer que vous correspondez aux conditions de la formation, qu’elle coïncide avec votre expérience et pour communiquer avec vous au sujet de votre formation actuelle et d'éventuelles formations futures. Pour créer votre compte sur notre plateforme Karibu, nous traitons vos nom, prénom et adresse e-mail.
• si vous travaillez en tant qu’ambassadeur pour Cefora, nous disposons également d’informations vous concernant, telles que : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, compétences, éventuelles expériences professionnelles antérieures, évaluations et appréciations.
  

Informations automatiques : lorsque vous visitez notre site Web ou que vous recevez l’une de nos newsletters, nous collectons des informations par le biais de cookies et d’autres techniques..

Article 3 – Objet du traitement

Nous traitons vos données à caractère personnel exclusivement pour assurer un bon service. Plus précisément :

• pour dispenser nos formations ;
• d’améliorer la qualité de nos services et informations ;
• de vous prodiguer des conseils et de vous informer des nouveaux développements dans le secteur des formations et de nos services ;
• à des fins statistiques.

Cefora agit toujours conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données et prévoit une base juridique appropriée pour chaque traitement. Pour les communications électroniques, les bases juridiques suivantes sont notamment utilisées :

• Ambassadeurs : Dans le cadre de votre mission pour Cefora, vous recevez des informations pertinentes par e-mail. Cette communication est basée sur le contrat entre vous et Cefora.
• Responsables RH : En tant que responsable RH au sein de votre organisation, vous êtes contractuellement tenu(e) de diffuser en interne les informations relatives aux formations. Vous recevrez donc également des e-mails concernant des produits et services pertinents que Cevora propose au bénéfice de vos collaborateurs.
• Participants ayant déjà suivi une formation : Nous utilisons le « soft opt-in » pour les communications relatives à des produits et services similaires. Par « produits et services similaires », nous entendons des formations relevant de la même catégorie, indépendamment du thème spécifique. Les communications électroniques ne portant pas sur des produits ou services similaires sont envoyées uniquement sur la base de votre consentement préalable ou sur la base de l’intérêt légitime de Cefora.
• Personnes n’ayant pas encore suivi de formation : Dans ce cas, les communications promotionnelles sont envoyées sur la base de votre consentement. Les autres communications sont envoyées sur la base d’une obligation légale ou de l’intérêt légitime de Cefora.

Article 4 – Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à la réalisation des finalités de leur collecte. Ou aussi longtemps que le requiert un contrat ou une législation applicable.

Nous conservons vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous vous désinscriviez, quand :

• vous vous abonnez à notre newsletter ;​

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant huit ans quand :

• vous remplissez le formulaire de contact sur le site Web ;
• vous demandez une prime en tant que travailleu 
• votre employeur demande une prime pour vou
• en tant que employé ou demandeur d’emploi, vous vous inscrivez pour un reclassement professionnel ;
• en tant que employé, vous vous inscrivez pour une formation (ou via votre responsable RH) ;
• en tant que demandeur d’emploi, vous souhaitez vous inscrire pour une formation.

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant cinq ans quand :

• vous vous inscrivez pour l’accompagnement Outplacement

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant dix ans, conformément aux délais légaux de conservation applicables en matière de facturation et de comptabilité..

Article 5 – Vos droits relatifs à vos données à caractère personnel.

Si vous nous avez fourni vos données, vous avez les droits suivants :

• droit d’information et d’accès
  Vous avez à tout moment le droit de demander vos données à caractère personnel et de savoir lesquelles nous utilisons.
• demande de rectification, d’effacement des données, de limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
  Vous avez à tout moment le droit de nous demander de corriger, compléter ou supprimer vos données à caractère personnel. Attention : en refusant de communiquer vos données à caractère personnel ou en demandant leur suppression, certains services et produits pourraient ne plus être disponibles.

• droit de s’opposer au traitement
  Vous disposez également du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs graves et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel s’il s’avère nécessaire pour l’exécution d’obligations contractuelles. Vous avez, en outre, à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation des données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
• Attention : l’exercice de ces droits n’est pas absolu, conformément aux articles 13 à 22 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant, soit par e-mail à [email protected] ou par courrier :

Cefora asbl
Silver Building A
Boulevard Auguste Reyers 70
5è étage
1030 Bruxelles

Article 6 – Quelles informations l’organisation partage-t-elle ?

Nous ne partageons les données à caractère personnel qu’au sein de nos filiales et avec des sous-traitants typiques du secteur. Nous respectons des règles strictes et ne partageons que les données strictement nécessaires à la prestation de nos services. Nous imposons à nos sous-traitants de traiter les données à caractère personnel de manière sécurisée et confidentielle

Cefora utilise les sous-traitants suivants afin d’assurer la fourniture des services :

• agences : suivi administratif de nos formations pour demandeurs d’emploi 
• formateurs : ils assurent les formations
• accompagnateurs de trajet : accompagnement de nos groupes de demandeurs d’emploi (dynamique de groupe, accompagnement à la recherche d’un stage)
• consultants en reclassement et conseillers en formation : accompagnement d’ex-employés de la CP200 en accompagnement au reclassement
• partenaires (VDAB, Bruxelles Formation, Centres de compétence, Le Forem, etc.) : organisation commune de formations
• centres de formation d’autres commissions paritaires : une sélection de nos formations est ouverte aux ouvriers et employés d’autres commissions paritaires selon les dispositions d’accords de coopération mutuels. Nos employés peuvent également suivre l’offre de formation des autres commissions paritaires. Dans le cadre de cette coopération, nous échangeons des Données d’inscription en vue de la gestion administrative des formations.
• fournisseur pour l’envoi de (d’e-)mailings
• fournisseurs de logiciels : en raison de la fonction de helpdesk, les fournisseurs de logiciels ont également besoin d’un accès. Leurs droits et devoirs doivent être clairement définis dans des contrats et des mesures de précaution internes doivent être prises.

Article 7 - Mesures de sécurité

Nous mettons tout en œuvre pour protéger la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel. Nous prévoyons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour que l’activité de traitement réponde aux exigences de la législation nationale et européenne et que la protection de vos droits soit garantie. Pour les comptes, la connexion nécessite l’utilisation d’un identifiant et d’un mot de passe. Vous devez conserver votre identifiant et votre mot de passe en toute sécurité et vous ne pouvez jamais les communiquer à des tiers.

Afin d'éviter toute fuite de données, nos e-mails contenant des informations personnelles sont envoyés de manière sécurisée via Zivver.

Vous avez des questions sur la façon dont nous gérons ou protégeons vos données à caractère personnel ? Contactez-nous par e-mail [email protected] ou par courrier:

Cefora asbl
Silver Building A
Boulevard Auguste Reyers 70
5è étage
1030 Bruxelles

Article 8 – Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

Cefora traite vos données personnelles principalement au sein de l’Espace Economique Européen. Pour certains services, Cefora peut faire appel à des sous-traitants qui traitent des données personnelles en dehors de l’EEE.
Conformément à la législation pertinente en vigueur, Cefora a pris les garanties appropriées pour le transfert de ces données personnelles.

Article 9 – Modifications de la Déclaration relative à la protection des données

Nous nous réservons le droit d’adapter et d’actualiser à tout moment la déclaration relative à la protection des données en plaçant une nouvelle version sur le site Web.

Article 10 – Coordonnées

Si vous avez des questions concernant la Déclaration relative à la protection des données, contactez-nous :

• par e-mail: [email protected]
• par courrier: Cevora - Silver Building A (5e verdieping), Auguste Reyerslaan 70, 1030 Brussel
• par telephone: 02 889 42 00

Avez-vous un problème avec la manière dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos données personnelles ? Vous pouvez alors introduire une réclamation auprès de  l’Autorité de protection des données.