Het privacybeleid van Cevora

Update: 09/22

Waarom Cevora optreedt als verwerkingsverantwoordelijke

In september 2022 herzag ons Data Protection Team de definitie en bepaling van onze privacy-gerelateerde rollen. Om beter overeen te stemmen met de werkelijkheid, treden we niet langer op als verwerker maar als verwerkingsverantwoordelijke.

Waarom?

Van bedrijfsklanten ontvangen we, als Cevora, persoonsgegevens over medewerkers die ze wensen in te schrijven voor een opleiding. Dit is een ‘algemene vraag’ naar een opleiding. Het gaat niet om een concrete verwerking van persoonsgegevens.

Als Cevora bepalen wij zelf het doel van de opleidingen en de middelen om ze te organiseren. Hetzelfde geldt voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Dit is precies het criterium om beschouwd te worden als verwerkingsverantwoordelijke.

Ter vergelijking: een verwerker is gewoonlijk een externe partij die de verwerking uitvoert. 

Onderstaande privacybeleid is bedoeld voor alle betrokkenen waarvan Cevora persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn onder meer: cursisten, werkzoekenden, contactpersonen van bedrijven-werkgevers, contactpersonen van leveranciers en partners, alle websitebezoekers.

Cevora tracht altijd te handelen in overeenstemming met (i) de EU-verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (ii) de Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 1 – Definities

• ‘Wij’, ‘we’, ‘onze’, ‘ons’ heeft betrekking op Cevora, Auguste Reyerslaan 70 (5e verdieping), 1030 Brussel.
• ‘Jij’, ‘je’, ‘jouw’, ‘jou’ heeft betrekking op een betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt door Cevora.
• ‘Persoonsgegevens’ heeft betrekking op alle informatie die jou als persoon kan identificeren (direct of indirect).
• ‘Website’ heeft betrekking op www.cevora.be. Bovendien zijn alle webpagina’s, platformen, interactieve functies, applicaties, widgets, blogs, sociale netwerken of andere documenten die een link posten naar dit privacybeleid, eraan onderworpen.

Artikel 2 – Welke informatie (inclusief persoonsgegevens) verzamelen wij over jou?

Informatie die je aan ons geeft: wij verzamelen, bewaren en verwerken alle informatie die je invult of op een andere manier aan ons verstrekt. Dat doe je bijvoorbeeld wanneer:

• je je inschrijft voor onze nieuwsbrief. Dan verzamelen we je naam, voornaam en e-mailadres om onze nieuwsbrief persoonlijker te maken.
• je het contactformulier op de website invult. Zo verzamelen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam om een antwoord te kunnen geven op je vragen en/of opmerkingen.
• je je inschrijft op het MyCevora-platform. In dat geval verzamelen we je naam, voornaam, e-mailadres, geslacht, functie, bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, RSZ-nummer en ondernemingsnummer), telefoonnummer, gsm-nummer, opleidingsniveau, geboortedatum en nationaliteit. Zo geven we jou eenvoudig een overzicht van de opleidingen die je volgt en hebt gepland. Wij beheren ook de toegang tot je myCevora-account, meer bepaald je e-mailadres en geëncrypteerd wachtwoord.
• je  als werknemer een premie aanvraagt. In dat geval verzamelen we je naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, opleidingsniveau, rekeningnummer, professionele gegevens, bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, RSZ-nummer en ondernemingsnummer), opleidingsgegevens, aanwezigheidsattest, betaalbewijs, loonfiche en/of C4-document. Dat doen we om zeker te zijn dat je de opleiding daadwerkelijk hebt gevolgd, en om de betaling correct uit te voeren.
• je werkgever een premie aanvraagt voor een opleiding waar jij aan deelnam, worden volgende gegevens over jou doorgegeven: naam, voornaam, geboortedatum, opleidingsgegevens, aanwezigheidsattest.
  
• je je als werknemer of als werkzoekende inschrijft voor outplacement. In dat geval verzamelen we jouw naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, rijksregisternummer, telefoonnummer, adresgegevens, taal, tewerkstellingsgegevens, opleidingsgegevens, ontslagbrief, contract of C4-document. Zo zijn we zeker dat de kandidaat aan de voorwaarden voldoet voor outplacement.
• je je als werknemer inschrijft voor een opleiding of als je hr-verantwoordelijke dat voor je doet. In dat geval verzamelen we je naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, geboortedatum, functie, telefoonnummer, status tewerkstelling, paritair comité, opleidingsniveau, rijksregisternummer en/of bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, RSZ-nummer en ondernemingsnummer). Dat doen we om zeker te zijn dat je voldoet aan de opleidingsvoorwaarden en voor verdere communicatie omtrent je huidige en eventueel toekomstige opleidingen. Voor het aanmaken van je account op ons Karibu-platform verwerken we je naam, voornaam, e-mailadres en andere gegevens die je zelf kiest om te delen.
• je je als werkzoekende wilt inschrijven voor een opleiding. In dat geval verzamelen we je naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, rijksregisternummer, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, nationaliteit, werkzoekendenstatus, opleidingsniveau, werkervaring, talenkennis, ICT-kennis en/of motivatie. Dat doen we om zeker te zijn dat je voldoet aan de opleidingsvoorwaarden, dat de opleiding past bij je achtergrond en voor verdere communicatie omtrent je huidige en eventueel toekomstige opleidingen. Voor het aanmaken van je account op ons Karibu-platform verwerken we je naam, voornaam, e-mailadres en andere gegevens die je zelf kiest om te delen.
• je als ambassadeur voor Cevora werkt hebben we ook informatie over jou, zoals: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail, competenties, mogelijke eerdere werkervaring, evaluaties en beoordelingen.
  

Automatische informatie: telkens als je onze website bezoekt of onze nieuwsbrief ontvangt, verzamelen we informatie via cookies en andere technieken.

Artikel 3 – Doel van de verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend om een goede dienstverlening te verzekeren. Meer bepaald:

• om onze opleidingen te kunnen verstrekken
• om de kwaliteit van onze diensten en informatie te verbeteren
• om jou te informeren over tips, nieuwe ontwikkelingen in de opleidingswereld en onze diensten
• voor statistische doeleinden

Cevora handelt steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming en voorziet voor elke verwerking een passende rechtsgrond. Voor elektronische communicatie worden in het bijzonder de volgende rechtsgronden gehanteerd:

• Ambassadeurs: In het kader van je opdracht voor Cevora ontvang je relevante informatie via e-mail. Deze communicatie is gebaseerd op de overeenkomst tussen jou en Cevora.
• HR-verantwoordelijken: Als HR-verantwoordelijke binnen uw organisatie bent u contractueel verplicht om informatie met betrekking tot opleidingen intern te verspreiden. U zult daarom ook e-mails ontvangen over relevante producten en diensten die Cevora aanbiedt ten behoeve van uw medewerkers.
• Deelnemers die reeds een opleiding volgden: Wij maken gebruik van de soft opt-in voor communicatie over gelijkaardige producten en diensten. Onder “gelijkaardige producten en diensten” verstaan wij opleidingen binnen dezelfde categorie, ongeacht het specifieke thema. Elektronische communicatie die geen betrekking heeft op gelijkaardige producten of diensten, wordt uitsluitend verzonden op basis van uw voorafgaande toestemming of op grond van het gerechtvaardigd belang van Cevora.
• Personen die nog geen opleiding volgden: In dit geval gebeurt promotionele communicatie op basis van jouw toestemming. Andere communicatie gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of het gerechtvaardigd belang van Cevora.

Artikel 4 – Hoelang bewaren wij je persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens zolang als nodig is voor de doelen waarvoor we ze verzamelden. Of zolang een contract of geldende wet dat vereist.

We bewaren je persoonsgegevens tot je je uitschrijft, wanneer:

• je je abonneert op onze e-mailnieuwsbrief

We bewaren je persoonsgegevens acht jaar, wanneer:

• je het contactformulier op de website invult
• je als werknemer een premie aanvraagt 
• je werkgever voor jou een premie aanvraagt
• je je als werknemer of werkzoekende inschrijft voor outplacement
• je je als werknemer inschrijft voor een opleiding (of via je hr-verantwoordelijke)
• je je als werkzoekende wilt inschrijven voor een opleiding

We bewaren je persoonsgegevens vijf jaar, wanneer:

• je je inschrijft voor outplacementbegeleiding

We bewaren je persoonsgegevens tien jaar conform de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor facturatie en boekhoudkundige doeleinden.

Artikel 5 – Je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Verstrek je je persoonsgegevens aan ons? Dan heb je recht op:

• informatie en toegang
  Je mag altijd je persoonsgegevens opvragen. Je mag ons ook vragen welke persoonsgegevens wij gebruiken.
• rectificatie, gegevenswissing en beperking van de verwerking van je persoonsgegevens
  Je mag ons altijd vragen om je persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Let wel op: als je je persoonsgegevens laat verwijderen of weigert om ze door te geven, zijn bepaalde diensten of producten niet leverbaar.

• bezwaar aantekenen
  Je hebt ook een recht van verzet tegen de verwerking van je persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Dat geldt niet als die verwerking noodzakelijk is om contractuele verplichtingen uit te voeren. Worden je persoonsgegevens verwerkt voor direct marketing? Dan mag je daartegen altijd bezwaar maken.
• Let op: het uitoefenen van deze rechten is niet absoluut conform artikels 13 t.e.m 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Wil je je rechten uitoefenen? Contacteer ons via een e-mail naar [email protected] of per post naar:

Cevora
Auguste Reyerslaan 70 (5e verdieping)
1030 Brussel

Artikel 6 – Welke informatie deelt de organisatie?

We delen persoonsgegevens alleen binnen onze filialen en met verwerkers typisch voor de sector. We volgen daarbij strikte regels en delen alleen persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. We leggen onze verwerkers op om persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen.

Cevora maakt gebruik van volgende Verwerkers teneinde de dienstverlening te verzekeren:

• agentschappen: administratieve opvolging van onze werknemersopleidingen 
• docenten: zij verzorgen de opleidingen
• trajectbegeleiders: begeleiding van onze werkzoekendengroepen (groepsdynamiek, begeleiden van zoektocht naar stage)
• outplacementconsulenten en opleidingsadviseurs: begeleiding van ex-bedienden PC200 in outplacementbegeleiding
• partners (VDAB, Bruxelles Formation, Centres de compétences, Forem, ...): gezamenlijke organisatie van opleidingen
• vormingscentra van andere paritaire comités: een selectie van onze opleidingen staan open voor arbeiders en bedienden van andere paritaire comités volgens de bepalingen van de onderlinge samenwerkingsovereenkomsten. Ook onze bedienden kunnen terecht in het opleidingsaanbod van de andere paritaire comités. In het kader van deze samenwerking wisselen we inschrijvingsgegevens uit met het oog op een administratieve beheer van de opleidingen.
• leverancier voor uitzenden van (e-)mailings
• softwareleveranciers: omwille van helpdeskfunctie hebben softwareleveranciers ook toegang nodig. In dit geval wordt steeds een overeenkomst afgesloten waarin duidelijk bepaald wordt wat hun plichten zijn. Daarbovenop worden steeds intern de nodige voorzorgsmaatregelen genomen.

Artikel 7 - Beveiligingsmaatregelen

Wij doen er alles aan om de veiligheid en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te beschermen. We voorzien passende technische en organisatorische maatregelen. Zo voldoet de verwerkingsactiviteit aan de nationale en Europese wetgevingseisen, en verzekeren we de bescherming van je rechten. Voor accounts zijn een gebruikersnaam en wachtwoord vereist om in te loggen. Bewaar ze veilig en geef ze nooit door aan derden.

Ter voorkoming van datalekken verzenden we onze e-mails met persoonsgegevens beveiligd via Zivver.

Heb je vragen over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens en hoe we ze beschermen? Contacteer ons via een e-mail aan [email protected] of per post:

Cevora
Silver Building A (5e verdieping)
Auguste Reyerslaan 70
1030 Brussel

Artikel 8 – Grensoverschrijdend verwerken van persoonsgegevens

Cevora verwerkt je persoonsgegevens hoofdzakelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Voor bepaalde diensten kan Cevora beroep doen op verwerkers die persoonsgegevens verwerken buiten de EER. Overeenkomstig de geldende wetgeving ter zake heeft Cevora passende waarborgen getroffen voor de doorgiftes van deze persoonsgegevens.

Artikel 9 – Wijzigingen aan het privacybeleid

We hebben op elk moment het recht om dit privacybeleid aan te passen en te updaten door een nieuwe versie op de website te plaatsen.

Artikel 10 – Contactgegevens

Heb je vragen over ons privacybeleid? Contacteer ons:

• via e-mail: [email protected]
• per post: Cevora - Silver Building A (5e verdieping), Auguste Reyerslaan 70, 1030 Brussel
• telefonisch: 02 889 42 00

Heb je problemen met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken? Dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.