Hol jij ook soms van de ene vergadering naar de andere? Dat is op zich geen probleem als je ook iets waardevols uit al die meetings haalt. Maar net daar knelt het schoentje: vaak is er geen verslag en zijn ook de vervolgstappen onduidelijk. Integreer je slim AI-tools in je workflow, dan haal je binnenkort alles uit die kostbare vergaderuren.
De tips in dit artikel komen uit onze eerste AI Flash. Dat zijn webinars met concrete AI-toepassingen voor je job. In de eerste AI Flash delen AI-experts Joachim Quartier, Brecht Valcke, Diederick Legrain en Jérémy Corman hun best practices om met AI het maximum uit vergaderingen te halen.
Let op: AI Flash is een format dat inpikt op de actualiteit van AI, die razendsnel verandert. De getoonde tools en features hebben waarschijnlijk al een update gekregen wanneer je de webinars bekijkt. Maar laat dat je niet tegenhouden om je te laten inspireren!
Via
Karibu+ kan je al onze AI Flashes (her)bekijken.
Maak hier kosteloos je account aan.
AI in Microsoft 365: Copilot en Teams
Werk je met Microsoft 365? Super, zo heb je de AI-mogelijkheden van Microsoft Copilot en Microsoft Teams altijd binnen handbereik. Volg dit korte stappenplan om de kracht van AI optimaal te benutten voor, tijdens en na je meetings:
- Open een ‘Notebook’in Copilot en maak een nieuwe pagina aan.
- Ga naar je agenda in Teams en plak je Notebook-pagina als Loop-onderdeel in de notities.
- Start de meeting – met transcriptie en opname – en ga naar je notities. Daar kan je tijdens de meeting verder werken in bijvoorbeeld het formulier dat je creëerde.
- Download na de vergadering de transcriptie en stel gerichte vragen over de inhoud van het gesprek via Copilot. Zo haal je veel accurater informatie uit je meeting dan via de automatisch gegenereerde AI-samenvatting.
Zie je het stappenplan graag in actie? Bekijk de AI Flash met Joachim Quartier om te zien hoe het werkt! (Via Karibu+; enkel toegankelijk voor PC 200)
Vergaderingen opnemen: 5 aandachtspunten
Meetings bevatten vaak gevoelige informatie. Wil je AI loslaten op een vergadering, hou dan altijd rekening met deze 5 aandachtspunten:
- Informeer de deelnemers dat het gesprek opgenomen wordt.
- Leg uit waarom je een opname maakt en hoe lang de opname beschikbaar blijft.
- Wil je niet dat alle deelnemers het verslag ontvangen? Schakel die functie dan uit.
- Een opname blijft lopen tot de laatste persoon de meeting verlaat. Wie de call vroeger verlaat, kan dus in de opname of transcriptie toch nog zien wat daarna gezegd is.
- Nogmaals: blijf kritisch. Spot je iets raars in het verslag, check dan in de opname of dat verslag klopt.
Maak krachtige analyses met NotebookLM
Met NotebookLM, een AI-tool van Google, kan je in de gratis versie tot wel vijftig bronfiles importeren: van tekstbestanden over pdf’s tot audiofiles. NotebookLM verwerkt die input verbazingwekkend snel én biedt je heel wat opties om met de output aan de slag te gaan.
Vooral de mogelijkheid om rapporten te genereren is heel handig. Je kan zelf bepalen uit welke elementen je rapport moet bestaan. Wat nog meer tot de verbeelding spreekt, zijn de mindmaps, de quizjes en de videopresentaties die je vanuit je notities kan genereren.
Wist je dat je zelfs kan praten met NotebookLM? Bekijk de AI Flash met Diederick Legrain om te zien hoe het werkt! (Via Karibu+, enkel toegankelijk voor PC 200)
Van notities naar slides
Vergaderingen nemen vaak veel tijd in beslag, en hetzelfde geldt voor presentaties maken. Maar wat als je uit vergadernotities – of andere input – meteen slides kon genereren? Met apps als Gamma en Kimi kan het. Speech-to-text kende je misschien al. Wel, nu ken je ook text-to-slides. Probeer het zeker eens uit!
Onthoud: ga voorzichtig om met AI
We vinden het onze plicht om dit te blijven herhalen: AI-output is niet altijd betrouwbaar. Uit een rapport van NewsGuard blijkt zelfs dat de meeste AI-chatbots – denk aan ChatGPT en Copilot – in 2025 meer foutieve informatie verspreidden dan in 2024. Kritisch denken wanneer je AI gebruikt blijft dus de boodschap.
3 tips om je gevoelige vergaderinfo te beschermen
Omdat de betrouwbaarheid van AI-tools een heikel punt blijft, doe je er beter alles aan om je gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen. Dat kan op een aantal manieren:
- Gebruik zoveel mogelijk AI-tools van Europese makelij. De Europese wetgeving is op vele vlakken strenger dan de Amerikaanse en biedt je meer veiligheidsgaranties.
- Veel tools bieden niet standaard de GDPR-garanties. Zo moet je bij Copilot de instelling ‘Enterprise Data Protection’ inschakelen.
- AI-tools gebruiken je data om hun modellen te trainen. Maar de meeste bieden ook de optie om dat niet toe te staan. Ga naar de instellingen en schakel de functie uit.
In dit blogartikel vind je nóg 5 tips om verantwoord om te gaan met AI.
Onze AI Flashes bekijken? Dat kan via Karibu+, onze collectie van exclusieve en kosteloze minicursussen voor medewerkers van het PC 200.
Maak hier je account op Karibu+