Learning Snack: in 6 stappen naar e-facturatie met Peppol

Elektronische facturatie met Peppol? (Her)bekijk de Learning Snack

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige Belgische ondernemingen hun b2b-facturen elektronisch versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Geen pdf’s via e-mail meer, maar ‘gestructureerde’ digitale bestanden. Wat wil dat zeggen? En hoe bereid je je bedrijf en medewerkers daarop voor? Je ontdekt het in deze Learning Snack met Brecht Van Boxelaer, expert in financiële software-implementaties.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen op een gestandaardiseerde manier kunnen uitwisselen.

Alle facturen worden – veilig en geautomatiseerd – verzonden en ontvangen in een vast digitaal formaat (een XML-bestand) en in een vaste standaardtaal (UBL of Universal Business Language); elk element staat altijd op dezelfde plaats. Na verzending is de factuur automatisch leesbaar en verwerkbaar door de software van de ontvanger. Belangrijk: het XML-bestand is de enige rechtsgeldige factuur. Een pdf per mail mag nog als extra bevestiging, maar telt wettelijk niet.

Europa voerde Peppol niet voor niets in. Via een gestandaardiseerde e-facturatie worden transacties transparanter en krijgen overheden een beter zicht op zwartwerk. Maar die vereenvoudigde processen hebben ook voordelen voor jouw bedrijf. Je hebt minder manueel inboekwerk, een kleinere foutenmarge én snellere betalingen.

Hoe start je met Peppol? (stappenplan)

Stap #1: controleer of je onderneming al geregistreerd is op Peppol

Soms heeft je boekhouder of softwareleverancier je al aangemeld. Vraag zeker bij hen na of dat het geval is, en wie je registratie heeft uitgevoerd. Nog niet geregistreerd? In de Learning Snack vertelt Brecht je alles over de mogelijkheden en waarop je moet letten.

Stap #2: stem af met je softwareleverancier en boekhouder

Zodra je bent aangemeld bij Peppol, is het een goed idee om de praktische kant ervan te overlopen met je boekhouder en/of softwareleverancier. Hoe gebeurt de verzending en ontvangst van een factuur? Hoe ziet de gebruikersinterface eruit voor je team?

Stap #3: test, test, test

Verstuur testfacturen via Peppol om te zien of alles technisch klopt. Op de meeste boekhoudplatformen kan je daar eenvoudig mee oefenen. Test zeker bijzondere scenario’s zoals creditnota’s, financiële kortingen en complexe btw-situaties. Controleer ook bij de ontvanger of alles correct aankomt.

Stap #4: herbekijk je interne processen

Spreek duidelijke rollen en verantwoordelijkheden af, en evalueer de manier waarop je factureert. Ga je bijvoorbeeld nog pdf’s meesturen via e-mail, als extra bevestiging? En wie gaat er bij elke factuur nakijken of die wel degelijk werd verzonden én ontvangen?

Stap #5: leid je medewerkers op

Iedereen die met facturen werkt moet begrijpen hoe Peppol werkt. Niet alleen op technisch gebied (“waarvoor dient die knop?”), maar ook inhoudelijk: wat is rechtsgeldig? Wat zijn de gevolgen bij fouten?

Houd de facturen van die opleidingen en implementatiekosten overigens zeker bij voor je boekhouder, want die kunnen vallen onder fiscale steunmaatregelen zoals de investeringsaftrek.

Stap #6: voorzie back-ups en archivering

Digitale facturen moet je minstens 10 jaar bewaren. Maak daarom regelmatig back-ups buiten je boekhoudsoftware, zodat je altijd een veilige kopie hebt voor controles of audits.

Liever geen Peppol gebruiken?

Think again. Wie Peppol niet gebruikt, maar wel Peppol-plichtig is, riskeert boetes van € 1.500 tot € 5.000. Bovendien kunnen je klanten weigeren om je facturen te betalen omdat je ze niet verstuurde via het verplichte kanaal. Juridisch én commercieel is ‘niet meedoen’ dus geen houdbare strategie.

Conclusie

Er is geen ontkomen aan: Peppol is de nieuwe Europese standaard voor b2b-facturatie. Je kan wachten tot de wetshandhaving je inhaalt (met boetes en administratieve chaos als gevolg), of – beter plan – je kan vandaag al overleggen met je boekhouder en softwareleverancier. Na de overstap wacht de zoete beloning: efficiënter papierwerk en meer stipte betalingen.