Nu de gezondheidscrisis aan het wegebben is, mogen we weer één dag per week naar kantoor. En als de situatie blijft verbeteren, is het vanaf september weer business as usual. Of beter, is de situatie bijna weer normaal… Want als manager sta je voor een heel nieuwe uitdaging: hoe leid en motiveer je een hybride team, waarvan een deel naar kantoor komt en een deel thuiswerkt?
Ben jij klaar om weer efficiënt samen te werken? Heb jij nieuwe en essentiële managementskills ontwikkeld? Welke nieuwe regels voor hybride management moet je invoeren? Luc De Smet, die de opleiding “Hoe bereid ik mijn teams voor op een terugkeer na de lockdown?” geeft, deelt een aantal tips.
1. Organiseer groepsmomenten en aanvaard elkaars werkritme
De ene medewerker werkt thuis, de andere komt liever naar kantoor. Hun werktijden kunnen dus sterk van elkaar verschillen. Om de samenhang binnen het team te bewaren is het goed om geregeld samenkomsten te organiseren waarbij alle medewerkers beschikbaar zijn om informatie en ideeën te delen. Maar plan ook periodes waarin ze de vrijheid krijgen om hun werk individueel te regelen zoals zij dat zelf willen.
2. Zorg weer voor wat meer rust tijdens het werk
Zeg nee tegen de verstikkende druk die je medewerkers al maanden voelen omdat ze onmiddellijk op een bericht of een vraag moeten reageren. Want ja, het moet altijd maar sneller en dat kan heel nuttig zijn, maar het is vaak ook een illusie die energie vreet. Sterker nog, die druk blijkt vaak heel stresserend en contraproductief te zijn. Breng dus wat rust in je werk voor wat meer levenskwaliteit en welbehagen.
3. Sta open voor de twijfels en zorgen van je medewerkers
De lockdown was voor iedereen een moeilijke en zware periode, maar sommige medewerkers vinden het moeilijker dan andere om weer naar kantoor te komen. Andere collega’s zijn dan weer gefrustreerd omdat ze moeten blijven thuiswerken. Omdat jij verantwoordelijk bent voor je team, moet je je mensen ook geruststellen. Neem de tijd om te kijken waar de moeilijkheden met de nieuwe manier van werken zitten en herinner iedereen eraan dat vergissen menselijk is. Zo hou je je team gemotiveerd.
4. Beperk je niet tot het aanpassen van de tools en infrastructuur
Om de gezondheidscrisis te overleven heb je snel digitale tools geïmplementeerd om je team efficiënt van een afstand te begeleiden. Nu de lockdown op zijn einde loopt, moet je deze nieuwe middelen een permanent karakter geven. Wees soepel: benader je mensen individueel, want niet iedereen reageert hetzelfde op zulke radicale veranderingen.
5. Versterk de solidariteit onder je teams
Ondanks de vele Teams-, Skype- en Zoom-vergaderingen hebben je medewerkers er een hele tijd alleen voor gestaan. Het is belangrijk dat je iedereen opnieuw duidelijk maakt wat de missie en de visie van het bedrijf zijn. Herinner elke medewerker eraan hoe cruciaal elk individu is bij de verwezenlijking van die visie. Als individu, maar ook binnen het team. Formuleer heldere individuele én collectieve doelstellingen voor de komende, dagen, weken en maanden.
6. Moedig ‘verlicht vertrouwen’ aan
Je wil vernieuwing en flexibiliteit bevorderen? Beschouw je medewerkers dan als verantwoordelijke volwassenen en moedig hen aan om zelfstandig te denken. Hoe? Door hen minder te controleren en hen meer vertrouwen te geven. Geef ze autonomie en vrijheid, en vergeet niet om de onderlinge samenhang te bevorderen. Alles hoeft niet meer via jou te lopen. Moedig gezamenlijke initiatieven aan door medewerkers weer als groep te laten denken.
7. Leg de regels van het thuiswerken uit
Hoewel telewerk in zeven haasten werd ingevoerd, lijkt het toch een blijver te worden. Maar om efficiënt te kunnen zijn, vraagt telewerk om eenvoudige regels, met respect voor elkaar. Zorg ervoor dat elke medewerker zich belangrijk voelt voor het hele team. Leg uit waarom ze thuiswerken en wat de voordelen zijn.
Denk bijvoorbeeld aan dat gemeenschappelijke moment waarop iedereen beschikbaar moet zijn (zie tip 1). Erken tegelijk ook het recht op afzondering. Maak het je leven wat gemakkelijker door een gedragscode uit te werken en die door de groep te laten bespreken en waar nodig te laten aanpassen.
8. Breng een eenduidige boodschap
Een goede communicatie op afstand is ook essentieel om een hecht hybride team te smeden. Gedaan met improviseren! Breng je boodschap eenduidig en gebruik relevante communicatiekanalen. Zorg ook voor een gevoel van rechtvaardigheid en vermijd mogelijke frustraties door je medewerkers op dezelfde manier en op hetzelfde moment te informeren, of ze nu thuis of op kantoor aan het werk zijn.
9. Organiseer informele, gezellige momenten
De mens is een sociaal dier. Om in gemeenschap te kunnen leven, heeft hij regels, maar ook ‘fysieke’ menselijke contacten nodig. Bepaal dus de processen die het werk in groep structuur geven, en plan minstens één informele bijeenkomst per trimester voor iedereen samen op kantoor om de goede sfeer binnen het team te versterken en de bedrijfscultuur levendig te houden. En uiteraard staat jouw deur altijd voor iedereen open.
Je teams managen vanop afstand? Ontdek onze opleiding “Managen vanop afstand:tips voor een meer efficiënte sanwerking?”
Schrijf je in voor deze opleiding
Hanne Janssens
Hanne Janssens
Contentmarketeer voor Cevora