L'intégration n'est pas une sinécure si vos collaborateurs travaillent partiellement ou à temps complet à domicile. En effet, comment faire en sorte que les nouveaux venus se sentent accueillis et impliqués, à fortiori s'ils doivent commencer en travaillant depuis chez eux ? Ce blog vous donne 3 conseils pour que l'intégration d’un nouveau collègue se déroule de façon harmonieuse, y compris dans la « nouvelle normalité ».
Difficiles ces premiers jours à un nouveau poste... Mais les choses deviendront plus faciles si le nouveau venu connaît au moins un collègue. Demandez donc à un parrain ou une marraine d'accueillir votre nouvel employé. Ce faisant, non seulement vous répondrez à une obligation légale, mais votre nouveau travailleur, le parrain ou la marraine et votre organisation elle-même en tireront de nombreux avantages. Voici comment procéder.
Saviez-vous qu'en introduisant un système de parrains et marraines, vous répondez à une obligation légale ? Dans le cadre de votre politique de bien-être, vous devez désigner un collaborateur expérimenté pour superviser les nouveaux venus.
Les avantages d'un parrain ou d’une marraine
Pour les nouveaux venus
Le système de parrains et marraines est un excellent moyen pour faciliter l'intégration d’un nouveau collaborateur. Il se sent immédiatement à l'aise, apprend plus vite et comprend mieux les règles non écrites de votre organisation. De plus, ce système lui garantira une certaine tranquillité d'esprit pendant ces premiers jours stressants au sein de votre entreprise. Il n'aura pas l'impression de devoir être performant dès le premier jour et il aura le temps de prendre ses marques.
Pour les parrains et les marraines
Vos employés actuels bénéficient eux aussi de ce concept. Un parrain ou une marraine constate que son expérience est appréciée, aiguise ses compétences en matière de coaching et développe rapidement un lien avec le nouveau collègue. Le coaching sur le lieu de travail encourage la réflexion sur les processus dans l'organisation, ce qui peut éventuellement conduire à de nouvelles idées utiles.
Pour votre entreprise
Votre organisation bénéficie également du système de parrains et marraines : les nouveaux venus s'intègrent plus rapidement, les collègues expérimentés restent motivés et l'implication sur le lieu de travail est renforcée. Le système est également un moyen idéal pour assurer le transfert de connaissances au sein de l'entreprise et créer une culture de partage des connaissances.
« Avec le système de parrains et marraines, tout le monde est gagnant : les nouveaux venus s'intègrent plus rapidement, les collègues expérimentés restent motivés et l'implication au travail augmente. »
Comment introduire le système de parrains et parraines dans votre entreprise ?
Convaincu des avantages qu’offrent les parrains et marraines ? Voici les 3 étapes à suivre.
1. Sélectionnez le parrain ou la marraine qui convient
Réfléchissez bien à qui vous demandez d'être parrain ou marraine. La première condition est bien sûr que votre collaborateur soit prêt à se charger de cette mission. En outre, il est utile que le parrain ou la marraine ait des affinités avec la fonction du nouveau venu. Enfin, un certain nombre de qualités importantes sont nécessaires pour encadrer un nouveau collègue :
- avoir une bonne capacité d'écoute
- disposer de compétences sociales
- faire preuve d’engagement
- bien connaître l'organisation
- donner et accepter aisément des feed-back
2. Définissez les tâches du parrain ou de la marraine
Disposez-vous déjà d’une méthode pour apprendre le métier aux nouveaux venus ? Dans ce cas, le rôle du parrain ou de la marraine peut être entièrement axé sur l'accueil des nouveaux collaborateurs. Quelles sont les tâches dont un parrain ou une marraine peuvent se charger : présenter les autres collègues, orienter la personne, lui expliquer à qui elle peut s'adresser si elle a des questions d’ordre pratique ou autre, des problèmes, etc. En d’autres termes, familiariser les nouveaux collègues avec leur nouvel environnement de travail, et ce, le plus rapidement possible.
Voulez-vous que vos parrains et marraines forment aussi les nouveaux venus ? C'est parfaitement possible. L'apprentissage peer to peer est une méthode éprouvée pour former rapidement et efficacement des personnes. Veillez à désigner pour les nouveaux venus un parrain ou une marraine qui a l'expérience du métier et les compétences didactiques nécessaires. Prévoyez, par exemple, une formation standardisée pour donner aux marraines et aux parrains les bases nécessaires.
3. Présentez le parrain et la marraine
Une fois que vous avez lancé le système de parrainage, annoncez en interne qui sont les parrains et les marraines, quelles sont leurs tâches et quels sont les nouveaux venus qu'ils vont encadrer. Veillez à ce que chacun sache qui est parrain ou marraine.
4. Demandez un retour d'information et procédez à une évaluation
Les nouveaux collègues ont trouvé leurs marques ? Prévoyez alors un moment d'évaluation. Demandez à ces personnes ainsi qu'aux parrains et marraines de vous faire part de leurs réactions. Qu'est-ce qui a bien marché et qu'est-ce qui a moins bien marché ? Les parrains et les marraines ont-ils suffisamment de temps pour le coaching ? L'ensemble des tâches est-il au point ? Le nouveau venu se sent-il soutenu ? Continuez à évaluer et à affiner le système jusqu'à ce qu'il soit parfaitement au point.
« Voulez-vous que vos parrains et marraines forment aussi les nouveaux collègues ? C'est possible. L'apprentissage peer to peer est en fait une méthode éprouvée pour apprendre rapidement et efficacement. »
D’autres conseils pour le parrain et la marraine
- Dressez une checklist pour vos parrains et marraines avec toutes les informations essentielles que les nouveaux collègues doivent recevoir.
- Définissez bien les responsabilités que vous leur confiez et celles que vous confiez aux supérieurs hiérarchiques.
- Prévoyez suffisamment de temps pour les parrains et les marraines en fonction de leurs tâches. L'encadrement d'un nouveau venu ne peut pas être combiné avec un éventail complet de tâches. Demandez aux parrains et aux marraines leur avis sur le temps qu'ils jugent nécessaire.
- Évaluez régulièrement le système de parrainage en demandant leur avis aux nouveaux venus, aux parrains et aux marraines.
- N’abandonnez pas les parrains et les marraines à leur sort. En particulier lorsque la charge de travail augmente : cela pourrait être la cause d’un stress supplémentaire. Offrez leur un soutien et un encadrement adéquats.